個人的に実行している納期に遅れないスケジュール管理方法

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「ついついサボってしまって、納期に遅れてしまいます」

「スケジュール管理、どうしていますか」

 

そんな質問を質問箱で頂きました。

 

スケジュール管理、難しいですよね。

特にリスクヘッジで複数案件を抱えている場合、納期が同時並行でやってくることがあり、きちんと管理しなければなりません。

 

Twitterではこのように回答させて頂きました。

 

 

 

ひとつ私が思うことに

 

納期に遅れる=信用をなくす=収入が止まる=死

 

だということです。

命がかかってると思えば、そうホイホイ納期に遅れるはずはないんですよ。これでも良いだろう、顧客は許してくれるだろう、という考えが頭のどこかにあるから、納期に遅れる。そして仕事を抱えすぎるのではないでしょうか。

 

しかしそんな精神論をいっても仕方ありませんので、私の個人的なスケジュール管理法を書いてみようと思います。とてもオリジナルで、特にノウハウではありません。ただ私が毎日やってる方法です。

 

質問箱でも回答したのですが、「日報をつける」と「残りの仕事量を計算する」ことをしています。日報はワードでつけています。毎朝起きたら、その日何するかを文章で書き、気合を入れています。朝の9時まではネタだしと朝のニュースを書いていますので、それ以降のスケジュールを組みます。

 

私の場合ですが、その日のテンションによってやりたい仕事が異なるので、スケジュールは朝組むようにしています。

たとえば、1/1日の日給目標が65,000円だった場合。

 

【1/1の予定】

「ニュース16200 中小企業ネタ9720 動画ネタ4860 iPhone続き30000 IT6000 合計66780」

 

という風にワードにメモしていきます。

そしてその通りに実行です。

日報のワードにはなんでも書きます。お客さんとのやりとりから社長への文句まで。売上だけはメモしとかないとわからなくなるので、きちんと書くことが大切です。

 

売上や今日やる仕事だけでなく、残りの仕事も列挙しておきます。

 

【残りの仕事】

・アフィ 16200円×3本 48600

・ビジネスネタ 9720×8 77760

iPhoneコンバージョン 43200*5 21600

合計 147960

 

こんな風に、リアルタイムで残っている仕事をワードの一番下に掲載しておいて、仕事が終わる度に数字を更新していきます。

 

同時に、エクセルも使っています。

エクセルでは過去の売上と未来の売上見通し、そして入金予定額を計算します。

私の場合、たいていのお客様が末払い、そして15日にニュースとクラウドソーシングのお金が入ってくるので、入金日が2回あるんです。

 

私は金銭管理がルーズなので全部社長に任せているので、「15日いくら?」「月末いくら?」と聞かれた時即座に答えられるようにメモしています。

 

顧客A 売上15万円 源泉後 13.4万円

顧客B 売上100万円 源泉後 89.7万円

12/31入金 103.1

 

というように、入金日ごとの金額をシートで計算しておきます。

これなら、現在の売上高がわかるので。

 

ワードで日報を書き、エクセルで入金を管理。両方で進捗を常に同期しています。もう3年ぐらい続けてますかね。時々見返しては過去の自分と比較して、モチベーションを高めるとか。

 

実はこの他に月ごとの売上を集計した売上管理エクセルもあります。

源泉があるので、入金額と売上って異なりますしね。非常にイライラするのが、源泉所得税と入金額が異なるパターンです。今のところ、少なく入金されたことはないものの、なぜ10.21%ではないのか、数字が異なっているとそれだけでほんとうにイライラしてしまいます。もっとおおらかな人間になりたいんですけど、わたし昔から、仕事になると本当に神経質なのです。

 

私の仕事は、1日に数本の記事を書くというものですから、1本終わるごとにこの3つのワードとエクセルを更新し、次のスケジュール感と進捗を確認しています。

 

納期が遅れるということは、仕事を抱えすぎているか、集中できていないということ。そしてキャパシティを見誤っているということ。自分を過大評価しているので抱えすぎてしまっている可能性があります。つねに自分の実力を客観視して、今後もスケジュールをしっかり守っていきたいです。お客さんの顔は見えませんが、文字から体温を感じるので、そんな相手を悲しませるわけにはいきません。